書類の電子化で業務効率をアップ！自社スキャンと代行サービスの違いや選び方を解説

書類や紙資料は、探すのに時間がかかり、保管スペースも圧迫するなど、業務効率を下げる要因になりがちです。ペーパーレス化やテレワークが進む今、紙媒体をデジタル化する「書類の電子化」は、効率的な情報管理手段として注目されています。書類を電子化することで、検索や共有が容易になり、業務スピードの向上にもつながるでしょう。

本記事では、電子化の方法である「自社スキャン（内製）」と「代行サービス」を比較し、それぞれの特長や選び方を解説します。業務の生産性向上を目指す企業担当者の方は、ぜひ参考にして下さい。

1.書類（契約書や伝票などの紙資料）の電子化は業務効率化につながる？

書類の電子化とは、紙で保管されている書類や各種資料をスキャナーで読み取り、画像データやPDFなどの電子ファイルに変換することです。こうした書類を電子化する技術は、厚みのある業務マニュアルや大量の契約書など、オフィスの紙資産を電子化する際にもそのまま活用されています。

近年は、OCR（光学文字認識）技術の進化により、画像から文字を抽出してテキストデータ化できるようになりました。書類を電子化することで、検索性や再利用性の向上が図られています。電子化の対象はビジネス書類や業務マニュアルに限らず、技術資料、契約書、社内報、過去の報告書など多岐にわたります。

書類の電子化は単に紙を減らすのではなく、情報を効率的に活用できる状態にすることが目的です。そのため、多くの企業で業務効率化を実現するための重要な取り組みとして位置づけられています。

2.書類を電子化する2つの方法｜自社スキャンと代行サービスの違い

書類や紙資料を電子化する方法は、大きく分けて2つあります。一つは、自社で機材を用意し、担当者が自らスキャンを行う「自社スキャン（内製）」です。もう一つは、書類の電子化を専門とする業者に作業を委託する「電子化代行サービス」の活用です。

それぞれの方法について、具体的な手順や準備、注意点、費用感などを詳しく解説していきます。

= 方法1　自社スキャン（社内で対応）

「自社スキャン」とは、書類や紙資料を自社で整理・スキャンし、電子データとして保存する方法のことです。自社スキャンは個人ユーザーや社内での小規模な資料整理に活用されるケースが多くあります。

外部へのデータ提供リスクがないため、特に、社外秘の資料や社内限定で利用する技術文書などを扱う場合に安心して利用できる方法です。

裁断機・スキャナー・OCRなどの準備

社内で電子化を行うには、いくつかの機材とソフトウェアを準備する必要があります。まず、冊子状の資料をページごとに分解するための裁断機（またはペーパーカッター）が必要です。次に、複数枚を自動で読み取れるドキュメントスキャナーを用意すると、作業効率が大きく向上します。

さらに、画像から文字を抽出して検索可能にするOCRソフト、データを整理・保存するためのファイル管理ツールも欠かせません。これらをそろえることで、社内でも本格的な電子化が可能になります。

作業手順と所要時間の目安

自社スキャンによる電子化は以下のような流れで進めます。

• STEP1　書類の留め具（ホチキス等）を外し、ページをバラす
• STEP2　ドキュメントスキャナーでスキャン（両面・解像度を適切に設定）
• STEP3　OCRソフトでテキスト化処理（文字検索対応）
• STEP4　ファイル名やフォルダを整え、保存・共有用に管理

作業時間は設備やスキルにもよりますが、ファイル1冊あたり30〜60分程度が一般的な目安です。業務の合間に対応する場合、資料の量が増えるほど負担も大きくなるため、事前に十分な作業時間を見込んでおく必要があります。

注意点（著作権・品質管理・手間）

書類の電子化（スキャン）において、契約書や領収書などの重要書類をスキャンする場合、「e-文書法」や「電子帳簿保存法」などの法的要件（解像度や画質など）を満たす必要があります。もし法律の要件を満たさずにスキャンしてしまうと、電子データが正式な原本として認められず、結局紙の書類を廃棄できない（二重管理になる）可能性があるため注意が必要です。

また、品質管理の難しさも課題です。紙詰まりやスキャン設定、OCRの精度によって仕上がりに差が出やすく、文字が欠けたり傾いたりした読みづらいPDFになることもあります。

さらに、人的・時間的コストが発生する点も見逃せません。枚数が増えるほど作業負荷は高まり、専任のリソースを確保しなければ本来の業務に支障をきたす恐れがあります。

これらを踏まえると、自社スキャンは「少量の資料を安全に社内で処理したい場合」に適した方法といえるでしょう。

= 方法2　電子化代行サービスの専門業者への依頼

自社スキャンと対になる方法が、専門業者に依頼する「電子化代行サービス」です。社内で作業する必要がなく、プロの設備とノウハウにより、高品質なデータを短期間で作成できます。書類や資料の量が多い場合や、正確性・スピードを重視したい企業に適しています。

さらに、オプションなどで製本された契約書や貴重な資料を裁断せずに電子化する「非破壊スキャン」に対応している業者もあります。重要な書類や契約書など原本を残したい資料にも対応できる点が大きな強みです。

利用の流れと納品形式

電子化代行サービスを利用する際の基本的な流れは、以下の通りです。

• STEP1　専用フォームや電話で依頼内容を申し込む
• STEP2　書類や資料を業者に発送、または回収してもらう
• STEP3　業者がスキャン・OCR処理・データ整理を実施
• STEP4　指定形式で納品（PDF・OCR付きPDF・クラウド納品など）

法人向けには出張回収に対応する業者もあり、手間を最小限に抑えられます。納品形式は、PDFやOCR付きPDF、クラウド経由での納品などが一般的で、用途に合わせたファイル名の付与やフォルダ構成の指定にも柔軟に対応してもらえる点が特長です。

セキュリティ・情報漏えい対策

外部に電子化を委託する際、最も気になるのが情報漏えいのリスクです。しかし、信頼できる電子化代行業者であれば、厳格なセキュリティ対策が講じられています。例えば、プライバシーマーク（Pマーク）やISMS認証の取得、データの暗号化、原本や作業データの物理的な厳重管理などです。

また、作業スタッフとの機密保持契約、入退室管理の徹底、原本の返却や廃棄証明書の発行といった体制を整えている業者も多くあります。機密性の高い書類を預ける場合は、事前にこれらの対策が整っているかを確認し、安心して任せられる業者を選ぶことが重要です。

また、原本を社外に持ち出すこと自体がリスクとなる場合は、業者のスタッフが依頼元のオフィスに出向き、その場でスキャンを行う「出張スキャン（オンサイト対応）」を利用できる業者を選ぶと、より確実なセキュリティ対策になります。

費用や納期の目安

電子化代行サービスの費用や納期は、依頼内容によって大きく異なります。料金はファイル数やページ数だけでなく、書類の保存状態にも左右されます。例えば、劣化が進んでいるものや、ホチキス留め・折り目のある資料は作業工数が増えるため、見積額に影響します。一般的な費用目安は、ファイル1冊あたり100円〜500円程度、書類であれば1枚あたり数円〜数十円程度です。

納期は通常3日〜10日前後が多く、大量依頼の場合は2〜3週間程度を見込む必要があります。特急対応や、ファイル名変更、フォルダ分け、OCR精度強化などのオプションを付ける場合は、追加料金が発生するケースもあるので確認が必要です。

3.自社スキャンと代行サービスの比較｜どちらを選ぶべきか？

自社スキャンと電子化代行サービスには、それぞれ異なるメリット・デメリットがあります。ここでは両者を比較し、自社の目的や状況に応じて、どちらを選ぶべきかを整理していきます。

= メリット・デメリットの一覧表で比較

自社スキャンと電子化代行サービスは、コストや手間、品質、対応できる量などに大きな違いがあります。自社の体制や目的に合った方法を選ぶために、主なポイントを以下の表にまとめました。

このように、手軽さや安全性を重視するなら自社スキャン、スピードや品質、大量処理を重視するなら代行サービスが向いています。

= 利用目的別のおすすめパターン

書類電子化の最適な方法は、企業が置かれている状況や目的によって異なります。ここからは、企業が実際に直面しやすい代表的なシーンを取り上げ、それぞれのケースで自社スキャンと代行サービスのどちらが適しているのかを具体的に見ていきましょう。

= 大量にある書類・資料を一括で処理したい場合

ファイル数が多い、または一度にまとめて書類や資料を電子化したい場合には、電子化代行サービスの利用が効果的です。自社スキャンで大量の資料を処理しようとすると、ホチキス外しやスキャン、データ整理に膨大な時間と人手が必要となり、通常業務に支障をきたす恐れがあります。

専門業者であれば、業務用スキャナーと専任スタッフによって、短期間で大量の資料を処理できます。社内リソースを割かずに電子化を進められるため、業務を止めることなく移行が可能です。特に、期日が決まっているプロジェクトや、オフィス移転・書庫整理といったタイミングでは、大きなメリットとなるでしょう。

= 機密性の高い文書を扱う場合

機密文書や社外秘資料など、情報漏えいリスクを極力避けたい場合、原本を社外へ持ち出すことへの不安から「自社スキャン」を検討する企業も少なくありません。 しかし、セキュリティ重視の「出張スキャン（オンサイト対応）」を行っている代行サービスであれば、社外に持ち出すことなく、プロの手で電子化が可能です。

社内で完結できるため、管理体制を自社でコントロールしつつ、高品質なデータを安全に作成できます。 特に重要度の高い技術文書や個人情報を含む書類などは、セキュリティ体制が万全な専門業者への相談をおすすめします。

= 長期的なコストを最小限に抑えたい場合

長期的な視点でコストを抑えたい場合は、電子化の規模や頻度を踏まえた判断が重要です。短期的には、機材購入が不要な代行サービスの方が安価に感じられることもあります。しかし、継続的に大量の書類や資料を電子化する予定がある場合は、自社スキャンに必要な機材を購入した方が、結果的にコストを抑えられるでしょう。

ただし、社内に十分な人的リソースを確保できない場合、業務効率の低下や残業増加につながり、結果的に代行サービスを利用した方が安価になるケースも少なくありません。費用だけでなく、人件費や業務負荷も含めたトータルコストで比較することが重要です。

4.書類の電子化がもたらす4つの業務効率化効果

書類の電子化は、単なる紙資料の整理にとどまらず、業務の進め方そのものを変える力を持っています。ここでは、企業にもたらされる代表的な4つの業務効率化効果を見ていきます。

= OCR機能により情報の検索性が向上する

電子化された書類や資料にOCR（光学文字認識）を適用することで、文書内のキーワード検索が可能になります。これにより、必要な情報を瞬時に探し出せるようになり、資料をめくりながら該当箇所を探す手間がなくなります。

従来の紙資料では、目的のページや文章を見つけるまでに多くの時間を要し、特に資料が増えるほど非効率になりがちでした。OCR付きの電子データであれば、複数の資料を横断して検索することも可能です。情報探索にかかる時間を大幅に削減できるため、日々の業務スピードと生産性の向上に直結します。

= 保管スペースを削減しオフィスを有効活用できる

書類や紙資料を大量に保管している企業では、書棚やキャビネットがオフィスのスペースを圧迫し、動線や作業環境に影響を及ぼしているケースも少なくありません。書類を電子化すれば、物理的な保管が不要となり、空いたスペースを会議エリアや作業スペースとして有効活用できます。

また、書棚の撤去によるレイアウト改善だけでなく、オフィス移転時の運搬・保管コストの削減にもつながります。限られたオフィス空間を有効活用できる点は、電子化の大きなメリットといえるでしょう。

= テレワークや拠点間の情報共有に対応できる

紙資料を前提とした業務体制では、社外からのアクセスが難しく、在宅勤務や外出先での対応に制限が生じます。必要な資料がオフィスにしか存在しないため、急な問い合わせや確認作業に対応できない場面も少なくありません。

書類や資料を電子化し、クラウドストレージや社内サーバーに保存しておけば、場所を問わずアクセスできる環境が整います。テレワーク中でも同じ資料を参照でき、拠点間での情報共有もスムーズです。働く場所に縛られない業務体制を実現できる点は、現代の企業にとって大きな価値といえるでしょう。

= 業務プロセスのデジタル化（DX）を推進できる

書類の電子化は、単に紙をデータに置き換える作業ではなく、業務全体のデジタルシフトを進める第一歩でもあります。紙資料に依存した業務は、確認や共有に時間がかかり、情報の属人化やミスの原因になりがちです。

電子化によって情報が整理され、誰でも必要な資料にすぐアクセスできる環境が整えば、業務プロセスの標準化や効率化が進みます。さらに、他のデジタルツールとの連携も容易になり、業務の自動化や高度化へとつなげることが可能です。書類電子化は、DXを推進するための基盤づくりとしても大きな意味を持っています。

5.書類電子化で業務効率化を一歩前へ

書類や紙資料の電子化は、単なる文書整理にとどまらず、業務効率化や情報資産の有効活用、働き方改革の推進など、多方面に効果をもたらします。自社スキャンと電子化代行サービスにはそれぞれ特性があり、自社の目的や体制、扱う資料の性質に応じて適切な方法を選ぶことが成功の鍵となるでしょう。

まずは一部の資料からでも、紙中心の業務スタイルを見直すことで、情報の扱い方は大きく変わります。その小さな一歩が、組織全体の生産性向上とDXの加速につながっていくはずです。

SGシステムでは、物流事業で培った管理ノウハウを活かし、大量の書類・資料の電子化やスキャニング代行をサポートしています。セキュリティ重視の業務効率化をご検討の際は、ぜひお気軽にご相談ください。

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